Cooperteam ArchiveMail

Archive Mail ist eine funktionelle Lösung, die den Bedürfnisse der Administratoren entgegenkommt, indem sie es ihnen erlaubt, Archivierungsregeln effizient und automatisiert zu verwalten, und dabei ihren Benutzern den Zugang zu ihren Dokumenten und angehängten Dateien gewährleisten.

Archive Mail automatisiert die Archivierung von Nachrichten, Kalendereinträge, Aufgaben und Anwenderkontakten in einem oder mehreren Archiven auf entweder dedizierten oder allgemeinen Servern. Archivierungsregeln können sich nach dem Dokumentenalter richten.

Archive Mail ermöglicht es Administratoren verschiedene Archiv-Datenbanken zu verwalten, ILM (Information Lifecycle Management) Regeln einfach zu implementieren und die Speicherkosten der archivierten Dokumente mit ihrem Wert für das Unternehmen korrekt aufzuteilen.

Sobald Archive Mail implementiert ist, werden Anwenderdokumente, die dem eingestellten Alter für Archivierung entsprechen, mit der konfigurierten Häufigkeit, in eine Archivdatenbank übertragen.

Sollte die Archivdatenbank nicht existieren, wird sie automatisch erstellt und eine Verknüpfung im Postkorb des Benutzers angelegt um den Zugriff zu erleichtern.

Für kürzlich verschobene Dokumente verbleiben Zeiger, die auf die entsprechenden Dokumente im Archiv verweisen.

Dies hat den zweifachen Vorteil der Reduzierung der Größe der Ursprungsdatenbank bei gleichzeitiger Beibehaltung der visuellen Erscheinung der unterschiedlichen Ansichten und Ordnern des Postkorbes. Diese Dokumentenzeiger können nach einer, vom Administrator vordefinierten Regel für den Anwender, voreingestellten Zeit nach und nach entfernt werden.

Die Benutzer haben die Möglichkeit eine Suche nach mehreren Kriterien auf ihre archivierten Dokumente auszuführen ebenso auf die anderer Benutzer die entsprechende Rechte vergeben haben. Diese Option erlaubt ihnen ihre Suche auf bestimmte Jahre zu beschränken.

Vorteile für die Benutzer :

Gesteigerte Produktivität durch automatisierte Verwaltung ihrer Archive,
Zugriff auf archivierte Dokumente sowohl von Notes als auch von iNotes und durch eine Verknüpfung im Text einer gerade archivierten Mail,
Mehrfachkriterien-Suche

Vorteile für die Administratoren:

Optimierung der Dominoinfrastruktur,
Abgleichung der Emailspeicherkosten, geschäftlicher Vorteil und Quotenregelung,
Automatisierte und zentrale Verwaltung der Archivierungsregeln