- Effizienter und strukturierter Zugriff auf Vorlagen
Mit DOCUNIZE ordnen Sie Ihre Dokumente und Vorlagen nach Geschäfts- oder
Funktionsbereichen, Abteilungen, Kategorien etc. Der Mitarbeiter kann
bei Bedarf Vorlagen-Zugriffe und Signaturen über Profile steuern, so
dass er genau die Vorlagen-Auswahl und Felder gefüllt bekommt, die in
seiner aktuellen Rolle relevant sind (z. B. wenn Sekretariate mehrere
Funktionsbereiche erfüllen und verschiedene Signaturen benötigen).
Der Vorteil:
- Optimale Übersicht über alle Vorlagen
- Minimierter Suchaufwand und einfachstes Anbieten und Finden
benötigter Vorlagen
- Zeitersparnis durch Rollen-gesteuertes Füllen von Datenfeldern
- Einfachste intuitive Bedienung und optimale Integration in MS Office
- Automatischer Datenabgleich für mobile Systeme
Gerade auch für mobile User und externe Mitarbeiter. Sobald sich z. B.
ein Außendienstmitarbeiter mit seinem Notebook in das Firmennetzwerk
einloggt, werden die Dokumentenvorlagen automatisch aktualisiert. Und
das mit einem ausgeklügelten Synchronisationsmechanismus.
Der Vorteil:
Permanente Verfügbarkeit der Vorlagen, auch für mobile Mitarbeiter
- Komfort-Funktionen für schnelleres Arbeiten
Mit DOCUNIZE können Vorlagen für MS Office Anwendungen einfach an Ihre
Bedürfnisse angepasst werden. Ohne Progammierung nur durch simple
Konfiguration der Vorlage können z.B. Adress-Angaben des aufrufenden
Anwenders automatisch in eine Vorlage gezogen werden.
Der Vorteil:
- Schnelles, automatisiertes Erstellen von Briefen, Faxen oder
sonstigen Vorlagen-
Dokumenten - Zeitersparnis bei der Vorbereitung von Vorlagen ohne
Programmierkenntnisse
- Gesteuerte Ablage und Protokollierung von Dokumenten
Eine automatische Namensvergabe stellt sicher, dass allen neu erstellten
Dokumenten ein voreingestellter Dateiname zugeordnet werden kann. Auch
den Default-Speicherort können Sie zentral vorgeben. Mit DOCUNIZE können
Sie somit für eine unternehmensweite Einhaltung der
Dateinamen-Konventionen sorgen. DOCUNIZE protokolliert ausserdem den
Werdegang eines Dokuments in einem Logfile. Die Logdatei hilft Ihnen
beim Wiederfinden von Dokumenten und bietet Ihnen gleichzeitig
Auswertungsmöglichkeiten von Dokumentendaten.
Der Vorteil:
- Zeitersparnis beim Wiederfinden von erstellten Dokumenten
- Datensicherheit und Rechtssicherheit bei der Verbreitung von
Dokumenten
- Schnelle und zentrale Pflege der Vorlagen
Keine Flut an verschiedenen Versionen von Vorlagen! Mit DOCUNIZE steuern
Sie zentral die Einbindung neuer oder die Pflege bestehender
Dokumentenvorlagen. Damit haben alle Mitarbeiter, egal in welcher
Niederlassung oder an welchem Standort, sofort nur noch Zugriff auf die
jeweils aktuelle, freigegebene Dokumentenvorlage.
Der Vorteil:
- keine Redundanz an Vorlagen, keine Verwechslungsgefahr
- CI-gemäße Verwendung und Verbreitung der Vorlagen
- Rechtssicherheit
- Weniger Administrationsaufwand durch dynamische
Vorlagen
Mit DOCUNIZE können Sie Textbausteine („Snippets“) definieren, die Sie
in Vorlagen mehrfach verwenden. So wird etwa eine Fußzeile mit
Unternehmens-Signatur nur einmal definiert und dann in beliebig vielen
Vorlagen verwendet.. Änderungen in der Vorstandschaft oder in der
Unternehmensbezeichnung – eine entsprechende Aktualisierung des
Fußzeilen-Textbausteins reicht aus und alle betroffenen Vorlagen sind
wieder auf dem neuen Stand! Vorlagen können über Textbausteine sogar als
Multi-Language Versionen definiert werden.
Der Vorteil:
- Zeitersparnis bei der Änderung von Vorlagen
- Änderungen in einer Vielzahl von Vorlagen sind sofort
verfügbarSofortige Verfügbarkeit von Änderungen über eine Vielzahl von
Vorlagen
- Reduzierter Administrationsaufwand durch Multi-Language Vorlagen
- Multi-Language Fähigkeit für globale Vorlagensteuerung
DOCUNIZE ist ideal für global operierende Unternehmen. Dokument- und
Frontend-Sprache lassen sich separat einstellen. Vorlagen lassen sich
problemlos Multi-Language-fähig machen – einfach Text in beliebige
Sprachen übersetzen und einbinden. Kein Entwickler Know-how notwendig
Der Vorteil:
- International einsetzbar
- Generieren von Multi-Language Vorlagen
- Bediensprache durch User direkt auswählbar
- Lokalisierung für beliebige Sprachen ohne Programmierung
- Verwendung aktueller Microsoft Technologie
DOCUNIZE verwendet die neuesten Technologien von Microsoft. Das Vorlagen
Management System unterstützt Office 2007 (OOXML), die Features dieses
neuen Formats kommen voll zum Einsatz und das sogar mit Office 2003!
DOCUNIZE basiert auf den neuesten Versionen wie .NET 3.5 und SQL Server
Compact.
Der Vorteil:
- Nutzung des Potentials des neuen Office 2007 Formats
- Einfache Anwendung durch Integration in MS Office
- Kompatibilität zu aktuellen und künftigen Versionen von Microsoft
Office (ab MS Office
2003) - Investitionssicherheit
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